MagicFit Betriebssoftware CHECKIN

  • Das CHECKIN Modul unserer Betriebssoftware stellt sicher, dass alle Eintrittsberechtigten Kunden, aller Filialen, zu den freigegebenen Öffnungszeiten, der Zutritt ermöglicht wird. Der folgende Ablauf soll die sehr einfache Handhabung und den Umgang mit den Informationen erklären.

    Technischer Aufbau
    Das Modul CHECKIN bildet eine direkte Softwareschnittstelle zur GAT-Direct.Connect (Treibersoftware der Firma Gantner Electronic). Das Modul überträgt die aktuellen Kundendaten virtuell in den Terminal und importiert die eingehenden Events (Eintrittsversuche) über eine File - Schnittstelle in die firmeneigenen Datenbanken, im Firmennetzwerk.
    Das Programm agiert/arbeitet völlig autonom (unabhängig und selbstständig). Voraussetzung: In der entsprechenden Filiale wird ein regelmäßiger/täglicher Datenaustausch durchgeführt.


    Außentüre Feldkirch
    Die Außentüre Feldkirch hat ein spezielles Schloss, das während der betreuten Öffnungszeiten entriegelt (also jederzeit einen Eintritt zulässt) und außerhalb der betreuten Zeiten verriegelt (also den Zutritt verhindert). Mit dem an der Tür befindlichen CHECKIN Terminal ist es ab Freigabe möglich, in den Erweiterten Öffnungszeiten (Nur für Mitglieder/ohne Vorort Betreuung / Überwacht / Sauna geschlossen) mit einem gültigen Abo (ohne Sperre), die Außentüren zu öffnen und damit die Filiale zu nutzen.


    Programmoberfläche und Bedienung des Moduls



    1 Eingestellte Lizenz - Terminalmodus der Filiale
    Hier sieht man, welche Lizenz gerade aktiv ist. Natürlich soll die Lizenz mit der Filiale übereinstimmen, in der das Modul läuft. Es kann passieren, dass bei Updates die Lizenz Einstellung nicht angepasst wird. Bitte immer wieder mal einen Kontrollblick machen - sollte die Lizenz nicht übereinstimmen, dass Programm sofort beenden und mit dem Systemadministrator (Wolfgang) Kontakt aufnehmen. Weiters wird hier der Status des Terminals on = online und off = offline angezeigt. Sollte die Statusanzeige auf rot offline gehen - bitte ebenfalls den Systemadministrator kontaktieren.


    2 Programm beenden
    Wenn man das große, rote X drückt, wird das Programm beendet. Das Programm kann eigentlich permanent laufen und wird nur bei oben beschriebenen Fehlern beendet.


    3 Ansicht aktualisieren
    Wenn man im Bereich dieser Beschriftung auf die Programmoberfläche drückt, wird die Ansicht mit allen bis zu diesem Zeitpunkt eigegangenen Events aktualisiert. Das Modul selbst, importiert selbstständig alle 10 Minuten die Daten aus der File Schnittstelle. Wenn das gerade passiert, verwandelt sich der Mauszeiger in einen blauen Kreis. Dann sollte man das Modul in Ruhe seine Arbeit machen lassen und die Aktualisierung der Ansicht - ein paar Sekunden später durchführen. Ansonsten kann man die Ansicht so oft aktualisieren wie man will - mit dem Wissen, dass nur alle 10 Minuten neue Daten kommen - vorausgesetzt es sind in diesem Zeitraum überhaupt neue Kunden gekommen.


    4 Kundendaten zum Terminal übermitteln
    Wenn man auf diesen Bereich drückt werden die aktuellen (seit dem letzten Datenaustausch) Kundendaten an den Terminal übertragen. Eigentlich reicht es, diese Option einmal täglich - nach erfolgreichem Datenaustausch zu drücken. Nachdem es aber sein kann, dass wir bei großen Veränderungen im Datenstamm - den Datenaustausch auch mehrmals täglich durchführen - wird diese Übermittlung bei jedem Dienstbeginn eines Mitarbeiters durchgeführt. Nach Beendigung der Übermittlung erscheint eine Bestätigungsmeldung - einfach auf ok drücken.


    Es werden nur Kunden an den Terminal übertragen, die beim Zeitpunkt der Übertragung über ein gültiges ABO verfügen und nicht gesperrt sind. Alle gesperrten Kunden, 10er Karten und Kunden ohne gültiges ABO erhalten keine Freigabe und werden deshalb - zu euch an die Rezeption kommen.


    Trotzdem müssen wir darauf achten, dass sich jeder auch wirklich eincheckt. Theoretisch kann noch immer jemand einfach am Terminal vorbeirennen, seine Sachen in einen unversperrten Umkleideschrank geben und unsere Leistungen - ohne Zahlung beanspruchen. Gerade im Kursbereich (Kick & Dance) rennen täglich X Leute einfach ohne Nutzung der Umkleide einfach so in den Kursraum. Alle die nicht am Terminal einchecken müssen zur Rezeption. Während der Kurse die aktuelle Frequenz mit dem entsprechenden Kursleiter abgleichen. Also Augen auf!


    5 Aktuelle Kundenfrequenz
    Hier werden - mit der bereist angesprochenen automatischen Aktualisierungszeit von 10 Minuten - die aktuellen Nutzer der Filiale angezeigt.


    5.1 Erste Spalte CHECKIN Status
    Ist ein kleines grünes Viereck, dass einen erfolgreichen CHECKIN bestätigt - in bestimmten Fällen kann da auch ein rotes Viereck mit einem X stehen - zeigt an, dass der Kunde seit dem letzten Datenaustausch (der in diesem Fall nach seinem Eintritt durchgeführt wurde) gesperrt ist. Gesperrte Kunden müssen immer angesprochen werden - auch nachträglich.


    5.2 Zweite Spalte Name des Kunden
    Beim Namen des Kunden bitte darauf achten, dass Vor- und Nachname in der richtigen Reihenfolge stehen (zuerst Nachname und dann Vorname) und der Namen auch richtig in der Datenbank steht - nicht wie Mosard Volvkank (richtig wäre Mozart Wolfgang). Bei CHECKIN über den Terminal wird das Leerzeichen zwischen den Nach- und Vornamen entfernt - das ist gewollt.


    5.3 Dritte Spalte Home/Gast
    Diese Spalte zeigt euch aus welcher Filiale der Kunde kommt. Kunden aus der eigenen Filiale werden als Home und Kunden aus anderen Filialen als Gast geführt. Wir getreuen unsere Gäste auf gleichen Niveau, wie unserer eigenen Kunden! Sollte ein bestimmter Kunden, aus einer anderen Filialen - also ein Gast - sehr regelmäßig (öfters als 1-2 X pro Woche) unsere Leistungen in Anspruch nehmen, wird der Kunde über unser Community Board gemeldet - um eine Übertragung des Kunden in die Filiale seiner Hauptnutzung zu prüfen.


    5.4 Vierte Spalte Tarif Art
    Hier kann die Tarif Art des Kunden eingesehen werden. Hier wird überprüft, ob der angegebene Tarif mit der Art der Nutzung übereinstimmt. Ein Kurs Abo zu einem Zeitpunkt wo gar keine Kurse stattfinden oder ein Time - Abo zur falschen Zeit - der Kunde wird auf diese Situation angesprochen und das Ergebnis im Community Board veröffentlicht - ausnahmslos!


    Beispiel eine Kundin mit Kurs Abo - in einem Zeitraum wo gar keine Kurse stattfinden:


    5.6 Fünfte und sechste Spalte - Datum und Uhrzeit des Zutritts
    Wenn hier die Zutrittsdaten der aktuelle Kundenfrequenz nicht mit den aktuellen Datums- und Zeit Daten übereinstimmen - ist die Systemuhr des Computers falsch eingestellt oder kaputt - bitte sofort Programm beenden - Terminal sperren und den Systemadministrator kontaktieren.


    5.7 Siebte Spalte Zutritt über
    Hat der Kunde über den Terminal oder die Rezeption eingecheckt. Der CHECKIN über die Rezeption kann eigentlich nur 10er Block oder bezahltes Einzeltraining sein. Kunden die am Terminal abgewiesen werden - ohne weitere Kommunikation/Abklärung über das Community Bord, einfach an der Rezeption einzuchecken ist ein absolutes !No - Go! Natürlich kann wer seine Karte vergessen oder verlieren - aber diese Dinge müssen kommuniziert werden!
    Nochmal! Alle physischen Personen müssen einchecken und brauchen als Basis irgendeine Vereinbarung mit unserem Unternehmen oder den Partnervereinen (ABO, Interessentenstatus). Alle die unsere Filialen regelmäßig besuchen - brauchen eine gültige Kundenkarte!


    5.8 Achte, Neunte und Zehnte Spalte Vertragsdaten
    Hier sieht man wie lange das ABO noch läuft (Datum und die Tage bis zum Ablauf) und den Staus des Abos.


    Der Staus "Verlängert" oder "Gültig" zeigt uns, dass das Abo nicht gekündigt wurde und läuft. Da passt alles - Kunden so gut es geht betreuen.


    Der Status "Ende" sagt uns, das Abo ist gekündigt. Wenn das Abo nur mehr < 30 Tage läuft, wird der Kunde natürlich auf ein neues Abo angesprochen!!
    Beispiel:

    Diese beiden Kunden wurden richtigerweise angesprochen und haben beide ein neues Abo abgeschlossen.


    "Kein" bedeutet das kein aktuelles Abo vorliegt. Können eigentlich wieder nur 10er Blöcke, Einzeleintritte oder Interessenten sein.


    5.11 Die letzte Elfte Spalte - Betreuungsstatus
    Wenn in der Spalte ein grünes Viereck mit der Beschriftung "Betreut" auftaucht - zeigt uns das, dass dieser Kunde über unsere BIOWIG Kundenbetreuungssystem betreut wird. Mit diesem Kunden wird natürlich Kontakt gesucht und sein Training lt. gesonderten Ablauf begleitet!

    Version
    V1.00
    Autor
    Wolfgang Maurer

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Comments 1

  • damit sind auch meine Fragen beantwortet - tolles Ding