Vertragskasse - Angebote eingeben und verwalten

  • Dieser Ablauf zeigt, wie man Angebote eingeben und verwalten kann.

    Angebotseingabe
    Mit der Umstellung von Ist- auf Sollbesteuerung ab 1. Jänner 2018, muss die Vertragskasse auf den €uro genau stimmen. Gerade bei variablen ABOS gab es bei der Angebotsgestaltung technische Einschränkungen. Um auf die gewünschte Laufzeit zu kommen, wurden die Vertragsdetails, entgegen dem eigentlichen Nutzungszeitraum angepasst. Dieses Anpassen führte zu Buchungsfehlern und Differenzen zwischen Vertragskasse und Finanzbuchhaltung.


    Diese Fehlerursache wurde mit Update 4.2.00 behoben. ABOs mit den Bindungsarten Variabel und Probe können nun "Tag genau" auf die Kundenwünsche angepasst werden. Das Vertragswesen Angebotsformular wurde von Grund auf neu programmiert.


    Eine weitere Änderung mit Update 4.2.00 - der Zahlungsbeginn wird auf den jeweils nächsten Monatsersten und das Vertragsende mit dem jeweiligen Monatsletzten fixiert. Auch hier gab es in der Vergangenheit kleine Abweichungen, die zu Differenzen zwischen Vertragskasse und Finanzbuchhaltung führte.


    Das Angebotsformular wird nicht mehr Kundenbezogen geöffnet. Das letzte Angebot wird als erstes angezeigt. Es ist nun möglich, mit den Richtungstastenden, zwischen verschiedenen Angeboten zu blättern. Nun ist es leichter, nicht mehr benötigte ABOS gleich zu löschen.


    30 Tage Regelung
    Monate haben eben eine unterschiedliche Anzahl von Tagen - diese Variable wird durch unseren Kalender bestimmt. Um aus dieser Variable einen Konstanten Wert zu machen - behandeln wir in unserem CRM jeden Monat gleich. Bei uns hat jeder Monat 30 Tage so bleibt der Beitrag per Tag immer gleich.


    Beispiel: Beitrag per Monat € 60,- ergibt einen Beitrag per Tag von € 2,- mit dem Konstanten Wert Monat = 30. Wenn aber nun der Monat nicht 30 sondern in Wirklichkeit eben 31 Tage hat, ergibt die tagesgenaue Berechnung eben einen Beitrag von € 62,- oder der Februar einen Beitrag von € 56,-
    Stellt man die Formel auf eine Variable Monatsberechnung um, wird es sehr schwierig noch irgend etwas nachzuvollziehen. Das kann Kunden verwirren und deshalb versuchen wird mit der 30 Tage Regelung eine für jeden nachvollziehbare Regelung zu schaffen. Die Berechnung mit konstantem Monatswert (30) ist für beide Seiten die fairste Lösung/Berechnungsart.




    Fallbeispiele
    Beispiel Probemonat genau auf einen Monat einstellen
    1 Monat Probe Training - Vertragsbeginn 24.10. - möchte das Abo nur 1 Monat laufen lassen und mit 24.11. kündigen - rechne ich nun die beiden "aliquoten" Monate aufgeteilt auf Oktober und November zusammen so ist der Beitrag höher als der Monatstarif lt. Tarifliste - gebe ich allerdings den 23.11. als Kündigungsdatum ein, dann stimmt der Beitrag mit Tarifliste überein. Soll daher immer ein Tag abgezogen werden bei Eingabe des Kündigungsdatums?
    Lösung: Die Anzahl der Tage von Monat0 und Letzter Monat (Monat1) müssen in Summe 30 ergeben - dann wird genau der Monatsbeitrag fällig. Der Monat0 ist ja bereits berechnet - jetzt muss man das Kündigungsdatum nur mehr so setzen, das die Monatsabrechnungen in Summe 30 ergeben.


    Beispiel Kündigung am Monatsende
    Training variabel - Vertragsbeginn 24.10. - möchte das variable Abo mit Ende März kündigen - wähle als Kündigungsdatum daher 31.03.18 - so wird der letzte Monat März mit höherem Monatsbeitrag berechnet als laut Tarifliste - wähle ich den 30.03.18 so wird der volle Beitrag lt. Tarifliste berechnet. Soll daher immer der 30. als Monatsletzter gewählt werden?
    Lösung: Ich kann den 30then des laufenden Monats oder im Februar den 28then des laufenden Monats als Tag der Kündigung eingeben. Das passt für alle Monate mit 30 und 28 Tagen. Bei Monaten mit 31 Tagen ist dann allerdings der Vertrag einen Tag früher beendet. Gebe ich 31 als Tag der Kündigung ein - wird ein Tag mehr verrechnet. Kann für Ärger sorgen.
    Neu! mit Update Darum gibt es folgende Möglichkeit: Ich klicke bei obigen Beispiel den Monat April an und gebe als Tag der Kündigung den Wert 1 ein. Nun wird das tatsächliche Vertragsende (VEnde2) und das Kündigungsdatum (Kündigung ab) auf 31. März gestellt und alle Angebotsdetails ab März gelöscht. Das Angebotsdetail März bleibt unbeeinflusst.


    Gutschein und Mitarbeiter ABOs
    Bei Mitarbeiter und Gutschein ABOs konnten nicht auf eine gewünschte Vertragszeit angepasst werden, weil keine Vertragsdetails vorhanden waren. Nun werden die notwendigen Vertragsdetails mit Soll € 0,- angefügt. Somit ist nun auch bei den Gratis ABOs eine taggenaue Kündigung möglich. Diese € 0,- Datensätze werden jedoch nicht in die Vertragskasse übernommen.
    Die Mindestlaufzeit von 4 Monaten gilt bei diesen Gratis Abos nicht, sie können wie Probeabos mit dem Monat 1 gekündigt werden.



    Als ersten Schritt, im CRM unter Kunden & Verträge den Menüpunkt Angebot NEU aktivieren


    Es wird das Formular Angebotseingebe (Verträge eingeben) geöffnet


    01 Betreuer auswählen
    02 Den Tarif laut Bedarfsanalyse auswählen (der Menüpunkt Laufzeit wird automatisch auf die für diesen Tarif mögliche Laufzeiten angepasst)
    03 Die Filiale ist bereits vorselektiert/ausgewählt
    04 Laufzeit anpassen
    05 Zahlungsart anpassen
    06 Wenn ein Rabatt gewährt wird - Rabattart auswählen (Vorauswahl - kein Rabatt)
    07 Vertragsbeginn kann mit den Richtungstasten angepasst werden
    08 Bei Kundenprovision kann die Registriernummer eines vermittelten Kunden eingegeben werden
    11 Mit der Taste Vertragsdaten berechnen werden verschiedene Parameter zur Kontrolle eingefügt
    12 Wenn alle Berechnungen passen kann nun das Angebot gebucht werden (Das dauert einige Sekunden, das jeder einzelne Monat der Detailbuchungen extra gebucht und vom System kontrolliert wird)


    Das Formular Vertragswesen - Angebotsformular wird geöffnet

    Das Formular wurde neu aufgebaut - die Gestaltung ist aber dem ursprünglichen Format nachempfunden - damit es keine große Verwirrung gibt.


    Bereich A Kundendaten (rot)
    In der obersten Zeile werden die jeweiligen Kundendaten dargestellt


    Bereich B Angebotsdaten (gelb)
    In den folgenden drei Zeilen werden die relevanten Angebots-, Vertragsdaten angeführt


    Bereich C Funktionsbereich (blau)
    Es folgen die verschiedenen Schalt- und Funktionstasten - die aktive Taste wird immer hervorgehoben.


    (1) Mit der Taste Angebot drucken wird das aktuelle Angebot ausgedruckt
    (2) Mit der Taste Verlängerung kündigen, wird das Angebot am Vertragsende mit der Kündigungsart "Vertragsverlängerung" gekündigt. Bitte die Verlängerung nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kündigen und nicht vergessen ein qualifiziertes Kündigungsgespräch mit Hilfe der Kündigungsbefragung zu führen.
    (3) Die Kündigung der Vertragsverlängerung kann zurückgenommen werden.
    (4) Das Angebot wird in die Vertragskasse übernommen - diese Funktion wird in der Regel von der Betriebsleitung aktiviert
    (5) Falls das Angebot nicht den Wünschen des Kunden entspricht, falsch zusammengestellt wurde oder die Buchungsdetails nicht in Reihenfolge gebucht wurden (seltener, nicht korrigierbarer Programmfehler) wird das Angebot ohne Rückfrage gelöscht und das Formular geschlossen. Bitte nur die Angebote stehen lassen, die wirklich in die Vertragskasse zu übernehmen sind - alle anderen gleich wieder mit dieser Funktion löschen.
    (6) Mit dieser Taste wird das Angebot "zwischengespeichert"


    (7) NEU Mit dieser Funktionstaste kann ab sofort das Angebot genau auf Kundenwusch angepasst werden.


    Dazu wird das Vertragsdetail ausgewählt, in dem der Kunde das Ende seiner Mitgliedschaft wünscht. Bei der Bindungsart "Probe" kann ab RH (Monat, Reihung und Monatszähler) 1 (Mindestlaufzeit) und bei der Bindungsart "Variabel" ab RH 4 (Mindestlaufzeit) ein Detaildatensatz ausgewählt werden. In unserem Beispiel möchte der Kunde am 19. Februar 2018 sein ABO kündigen.


    Wenn man nun die Taste drückt erscheint eine Eingabeaufforderung



    Im gelb gegenzeichneten Bereich wird nun Tag des Datums eingegeben ab wann der Kunde sein ABO kündigen möchte. In meinem Beispiel habe ich die Detailbuchung 201802 ausgewählt und durch die Eingabe 19 (weiter mit ok) wird nun das Kündigungsdatum per 19. Februar 2018 bestätigt und die Angebotsdaten aktualisiert.


    Das tatsächliche Vertragsende und das Kündigung ab Datum wird auf 19.02.2018 festsetzt, die Laufzeit wird auf 4 Monate (oder auf die entsprechenden Monate) angepasst und als Kündigungsart wir "Variabel" fixiert.


    Der letzte Monat wird wie Monat 0 zur "Tag genauen" Teilabrechnung.



    Alle Detailbuchungen aus den Folgemonaten 201803 bis 201806 wurden gelöscht. Damit haben wir nun auch technisch die Möglichkeit den Leistungszeitraum auf die exakten Wünsche des Kunden anzupassen.



    Bereich D Angebotsdetails (grün)
    Im Detailreich werden die Buchungen der einzelnen Monate angeführt. Es ist nicht mehr möglich einzelne Datensätze zu löschen.
    Der Monat 0 wird aliquot errechnet, aber erst ab einem mtl. Beitrag von € 4,- gebucht
    Neu! Ab Update CRM4.2.02 fällt diese Regelung. Alle Vertragsdetails die größer € 0,- sind werden auch gebucht. Die € 4,- Regelung stammt aus einer Zeit, in der Abbucher eines bestimmten Monats, noch nicht zusammengeführt wurden.



    Ausdruck Mitgliedsvereinbarung


    Auch auf dem gedruckten Angebot werden die Details angepasst:




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    Version
    V1.02
    Autor
    Wolfgang Maurer

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Comments 2

  • Das ist Karl auch gerade aufgefallen - kontrolliere nochmals die Formel - danke!

  • ich habe Testversion eingegeben und weiß jetzt nicht ob dies so gewollt ist:


    1 Monat Probe Training - Vertragsbeginn 24.10. - möchte das Abo nur 1 Monat laufen lassen und mit 24.11. kündigen - rechne ich nun die beiden "aliquoten" Monate aufgeteilt auf Oktober und November zusammen so ist der Beitrag höher als der Monatstarif lt Tarifliste - gebe ich allerdings den 23.11. als Kündigungsdatum ein, dann stimmt der Beitrag mit Tarifliste überein. Soll daher immer ein Tag abgezogen werden bei Eingabe des Kündigungsdatums ?


    Training variabel - Vertragsbeginn 24.10. - möchte das variable Abo mit Ende März kündigen - wähle als Kündigungsdatum daher 31.03.18 - so wird der letzte Monat März mit höherem Monatsbeitrag berechnet als lt Tarifliste - wähle ich den 30.03.18 so wird der volle Beitrag lt Tarifliste berechnet. Soll daher immer der 30. als Monatsletzter gewählt werden ?