Vertragskasse - Mahnwesen und Inkasso

  • Dieser Ablauf ist eine technische Beschreibung, welche Parameter Mahnungen automatisch aktivieren. Es wird auch der Bezug und die Auswirkung von manuelle Buchungen im Kassabuch auf diesen Ablauf beschrieben.

    Grundsätzlicher Aufbau der Vertragsdetails


    Wie und wann werden Mahnungen aktiviert?
    Grundsätzlich ermöglichen die Parameter der MAGICFIT CRM Betriebssoftware einen Mahnungsintervall von 15 Tagen (halbes Monat). Mit diesem Intervall würde eine Kunde der seinen Beitrag nicht zahlt bereits mit dem zweiten Monaten in die Uneinbringlichkeits Stufe (Inkasso vor Übergabe) kommen.
    Aus langjähriger, praktischer Erfahrung kann jedoch abgeleitet werden, dass die Mahnungen einmal monatlich im Zeitraum 15. bis 20. des laufenden Monats aktiviert werden. Dieser Zeitraum ist auch mit dem monatlichen Zahlungsziel 1. bis 15. des laufenden Monats und der Abwicklung der Lastschriften (Buchungszeitraum 3. bis 8. des laufenden Monats) bzw. der Abwicklung der Rücklastschriften kompatibel.


    Die Mahnungen werden über die Betriebsleiterebene, über das Register Mahn- und Vertragswesen, durch die Schaltfläche "Mahnung und Gebühren aktivieren" aktiviert.



    Wie werden Mahnungen automatisch berechnet?


    06AMA_Grundabfrage
    Es werden alle Vertragsdetails aktiviert, bei denen das Fälligkeitsdatum >0 ist, oder bereits eine der Mahnstufen (MST01 bis MST04) aktiviert wurde. Alle gefilterten Vertragsdetails haben keinen Umsatz (Haben)
    Ein temporäres Feld MST00 wir kreiert, das je nach Mahnfortschritt eine Stufe festsetzt:
    Keine Mahnung = 0
    Aktive Rechnung (MST01) = 1
    Aktive 1. Mahnung (MST02) = 2
    Aktive 2. Mahnung (MST03) = 3
    Aktives Inkasso (MST04) = 4
    Fehlerhafte Datensätze = 5


    Parameter [MST00: Wenn(IstNull([MST04]) Und IstNull([MST03]) Und IstNull([Mst02]) Und IstNull([MST01]);0;Wenn(IstNull([MST04]) Und IstNull([MST03]) Und IstNull([Mst02]) Und [MST01]>#01.10.2003#;1;Wenn(IstNull([MST04]) Und IstNull([MST03]) Und [MST02]>#01.10.2003#;2;Wenn(IstNull([MST04]) Und [MST03]>#01.10.2003#;3;Wenn([MST04]>#01.10.2003#;4;5)))))]



    Rechnung 06AMA_MST1_aktivieren
    Schreibt ins Rechnungsfeld (MST01) das aktuelle Datum - wenn MST01 bis MST04 bisher leer/unbeschrieben waren




    1. Mahnstufe 06AMA_MST2_aktivieren
    Schreibt ins 1. Mahnungsfeld (MST02) das aktuelle Datum, wenn das Rechnungsdatum (MST01) nicht leer und älter als 14 Tage ist bzw. wenn MST02 bis MST04 bisher leer/unbeschrieben waren




    2. Mahnstufe 06AMA_MST3_aktivieren
    Schreibt ins 2. Mahnungsfeld (MST03) das aktuelle Datum, wenn das Rechnungsfeld (Mst01) nicht leer, das 1. Mahnungsfeld (MST02) nicht leer und älter als 14 Tage ist, wenn MST03 und MST04 bisher leer/unbeschrieben waren




    Inkasso 06AMA_MST4_aktivieren
    Schreibt ins Inkassofeld (MST04) das aktuelle Datum, wenn das Rechnungsfeld (Mst01) nicht leer, das 1. Mahnungsfeld (MST02) nicht leer, das 2. Mahnungsfeld (MST03) nicht leer und älter als 14 Tage ist, MST04 bisher leer/unbeschrieben war



    Aktualisierung der Temporären Tabelle 06TMA_TMP_RegNr_MST4
    Alle Inkassofälle MST00 = 4 werden mit ID-Alt (Primäre Kunden ID) und Aktueller Mahnstufe zwischengespeichert. Die Daten der Tabelle werden gelöscht und aktuell wieder angefügt.



    Bei Inkassofällen, werden alle offenen Forderungen automatisch - sofort fällig gestellt [06AMA_MST4_aktivieren_Automatisch]
    Wenn ein einzelnes Vertragsdetail eines Vertrages den Status Inkasso bekommt, werden nun automatisch alle weiteren Vertragsdetails als Inkasso gebucht. Wenn in den Feldern MST01 bis MST04 noch kein Datum steht wird nun das Tagesdatum eingefügt - ansonsten bleibt alles wie es ist. Das Fälligkeitsdatum wird auf den aktuellen Monat gestellt. Nur bei Vertragsdetails ohne Umsatz (Haben).

    Update 4.2.00 das Fälligkeitsdatum wird nicht mehr umgestellt, weil über das Fälligkeitsdatum die Vorsteuer Sollbesteuerung deklariert wird.



    Buchen der Mahngebühr 1. Mahnstufe (MST02)
    In mehreren Abfragen wird sichergestellt, dass für die jeweilige Mahnstufe noch keine Gebühren verbucht wurden. Wird die 1. Mahnstufe das erste Mal erreicht, wird einem eigenen Vertragsdetail mit der RH (Reihung) 55 eine Mahngebühr von € 6,- fällig gestellt. Für diese Buchung wird automatisch bereits das Rechnungsfeld mit dem aktuellen Datum aktiviert.
    Die zuständige Abfrage ist 06AMA_Mahngebühren_MST02



    Buchen der Mahngebühr 2. Mahnstufe (MST03)
    In mehreren Abfragen wird sichergestellt, dass für die jeweilige Mahnstufe noch keine Gebühren verbucht wurden. Wird die 2. Mahnstufe das erste Mal erreicht, wird einem eigenen Vertragsdetail mit der RH (Reihung) 56 eine Mahngebühr von € 12,- fällig gestellt. Für diese Buchung wird automatisch bereits das Rechnungsfeld und die 1. Mahnstufe mit dem aktuellen Datum aktiviert.
    Die zuständige Abfrage ist 06AMA_Mahngebühren_MST03



    Dokumentation und Versenden der Mahnungen
    Mit Update 4.2.00 wurde das komplette Mahnwesen in unsere neue Berichtsstruktur übernommen. Alle Listen und Mahnungen mit Postanschrift, greifen auf die gleichen Parameter zu, wie sie unter dem Abschnitt "Wie werden Mahnungen automatisch berechnet" beschrieben sind. Als Hauptdatenquelle dient die 06AMA_Grundabfrage und der temporäre Parameter MST00. Das Fälligkeitsdatum spielt nur dann eine Rolle, wenn das Aktuelle Monat - Monat des Fälligkeitsdatum den Wert 0 ergibt. Das heißt offene Beiträge, zum Beispiel Rücklastschriften, des aktuellen Monats werden nicht berücksichtigt. Allerdings werden auch fällige Beiträge des aktuellen Monats berücksichtigt, wenn bereits eine der Mahnstufen (MST01 bis MST04) aktiviert wurde.
    Bei Rücklastschriften macht es durchaus Sinn, sie direkt, also im aktuellen Monat, in das Mahnwesen zu übernehmen. Bisher wurde bei Rückbuchung automatisch das Datum vom Fälligkeitsmonat um einen Monat zurück gesetzt, damit das Vertragsdetail gleich in die Mahnliste gekommen ist. Mit dem Update 4.2.00 wird bei der Rücklastschrift und den damit in Verbindung stehenden Rückbuchspesen sofort ein Datum in die Mahnstufe Rechnung (MST01) gesetzt, womit sie ebenfalls direkt in das Mahnwesen übernommen werden. Das Fälligkeitsdatum wird nicht mehr verändert.


    Diese Verschiedenen Buchungsmöglichkeiten werden in diesem Ablauf geregelt: Vertragskasse - Administrationsebene


    Übersicht der Listen und Mahnungen mit Postanschrift



    ---- Vorläufiges Ende des Ablaufs ----

    Version
    V1.00
    Autor
    Wolfgang Maurer

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Comments 1

  • Wolfgang ich wollte unter Mahn u Vertragswesen die Mahnungen aktivieren wie beschrieben - es erscheint jedoch die Fehlermeldung "Datentypenkonflikt in Kriterienausdruck" - dieselbe Meldung wenn die Briefe ausgedruckt bzw. Listen gedruckt werden sollen