Interne Kundenmitteilungen (CRM)

  • Kommunikation allgemein
    Arten der Kommunikation
    Interne Kundenmitteilungen CRM
    Eingabe von internen Kundenmitteilungen​
    Interne Kundenmitteilung ins Community Board übertragen

    Archivieren von Kundenmitteilungen

    Kommunikation allgemein

    Obwohl wir kein großes Unternehmen sind, haben wir auf Grund der verschiedenen Standorte, Verwaltungsstellen und der vielen Kunden, eine besonders herausfordernde Kommunikationsstruktur. Es fällt auf, dass es den meisten neuen Mitarbeitern sehr schwer fällt, sich an unser Art der Kommunikation anzupassen. Man ist es gewohnt und es ist auch viel einfacher sich persönlich und mündlich auszutauschen. Es spricht überhaupt nichts dagegen, "miteinander zu reden", aber manche Mitarbeiter treffen sich eben selten bis nie. Deshalb ist es notwendig, wichtige Informationen schriftlich durchzuführen.


    Es gibt zwei Arten der Kommunikation:

    Interne Kundenmitteilungen CRM, die in dieser Schulungsunterlage behandelt werden

    Community Board


    Interne Kundenmitteilungen CRM

    Das CRM verbindet Kunden- und Mitarbeiterdaten mit allen Standorten und Verwaltungsstellen. Das CRM ermöglicht es, von jedem Arbeitsplatz im Netzwerk, auf alle wesentlichen Informationen unserer Kunden zuzugreifen. Die interne Kundenmitteilungen sind für die komplette kontaktpassierende Kommunikation verantwortlich. Hier werden alle Zusatzinformationen, wie Sperren, Vertragsangelegenheiten, Reklamationen, Wünsche/Anliegen, Verstöße gegen die Hausordnung und vieles mehr, ausgetauscht.

    Das System wird bewusst schlank gehalten. Die interne Kundenmitteilungen hat einen reinen Dokumentationsschwerpunkt und bietet deshalb keine Antwort bzw. Diskussionsoption. Diese Eigenschaft übernimmt das Community Board. Leider gibt es derzeit keine unmittelbare Schnittstelle zwischen CRM und Community Board. Deshalb müssen alle relevanten internen Kundenmitteilungen manuell ins Community Board übertragen werden.


    Eingabe von internen Kundenmitteilungen

    Der Ablauf setzt die Kenntnis folgender Schulungsunterlagen voraus :

    Mitarbeiter CheckIn/CheckOut

    Kontakte suchen (CRM-Suchleiste)


    Der Kontakt wurde gefunden und markiert, ein Mitarbeiter ist ausgewählt.

    Im Menü Mitteilung/Berichte den Menüpunkt Kundenmitteilung eingeben auswählen



    Es öffnet sich das Formular MAGICFIT CRM Kundenmitteilung


    1. KundenID und Namen des Kunden

    Dieser wert kann bzw. soll mit dem Button [Mitteilung in das Forum übertragen] als Titel in einem neuen Beitrag verwendet werden.


    2. Link zum Community Board

    Bitte bevor man diesen Link benutzt im Community Board anmelden.


    3. Zuständigen Mitarbeiter auswählen

    Pflichtfeld. Wer kann die Aufgabe am besten lösen?


    4. Mitteilungstext

    Pflichtfeld. Bitte kurze auf den Punkt gebrachte Mitteilungen eingeben. Alle Fakten anführen.


    5. Mitteilungsart

    Pflichtfeld.


    Interne Kundenmitteilung

    Für Änderungen an den Vertrags- Kundendaten und alle anderen Dinge, die keine Diskussion erfordern. Wenn der, mit der mit der Zuständigkeit markierte Mitarbeiter, das Problem alleine lösen kann und keine weiteren Rückfragen wahrscheinlich sind, reicht die Aufnahme als interne Kundenmitteilung. Eine Übertragung oder weitere Aufnahme im Community Board ist nicht notwendig. Beispiele: IBAN, neue Telefonnummer, neue Adresse, Zuweisungen von kundenkarten usw.


    Kamerakontrolle - Mitteilung

    Hier werden alle Mitteilungen mit kundenbezogenen Auffälligkeiten, im Zeitraum einer Kamerakontrolle markiert. Bei nicht autorisierten Zutritten, Verstoß gegen die Hausordnung und ähnlichen Vorfällen, wird sofort eine interne Kundenmitteilung verfasst. Die Option Kamerakontrolle - Mitteilung ermöglicht die spätere Zuordnung der Mitteilung zu einer Kamera Kontrolle Eingabe. Die Eingabe der Kamerakontrolle muss noch am gleichen Tag, bzw. bevor eine weitere Kamerakontrolle durchgeführt wird, erfolgen.


    Kunden sperren & entsperren


    Verstoß gegen die Hausordnung außerhalb der Kamerakontrolle

    Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Aktuell Punkt 9 Hausordnung


    Reklamation, Wünsch und Anliegen

    Persönlich, schriftlich, telefonisch oder Social Media mit einem Kontaktbezug.


    6. Mitarbeitereingabe

    Automatische Zuweisung. Im CRM unter aktueller Dienst ausgewählter Mitarbeiter, der die Mitteilung eingibt.


    7. Kundenmitteilung für

    Automatische Zuweisung. Im CRM ausgewählter Kontakt, für den die Mitteilung gilt.


    8. Werbemodul

    Beschreibung folgt.


    9. Buttonleiste

    Mitteilung speichern

    Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden - wird mit diesem Button die Mitteilung gespeichert.


    Mitteilung in das Forum übertragen

    Speichert die unter Punkt 1. angeführte KundenID und Namen des Kontakts in die Zwischenablage. Weitere Beschreibung unter Punkt "Interne Kundenmitteilung ins Community Board übertragen".


    Sperre aufheben
    Kunden sperren & entsperren. Automatisierte Aufhebung einer Sperre.


    Schließen ohne Eingabe

    Selbsterklärend


    Interne Kundenmitteilung ins Community Board übertragen

    Beschreibung folgt

    Version
    V1.00
    Autor
    Wolfgang Maurer

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