Termin- und Aufgabeneingabe

  • Die Termin- und Aufgabeneingabe wird, im Zuge der neuen BIOWIG Software von Community Board ins CRM übertragen.

    Vorbereitende Informationen:

    Terminplanung und Terminorganisation

    Kontakte suchen (CRM-Suchleiste)


    Themenübersicht:

    Formular MAGICFIT CRM AUFGABEN

    Termin- und Aufgabeneingabe

    Termin- Aufgabenübersicht öffnen

    Termin- Aufgabe "stornieren"

    Termin- Aufgabe "Änderungen zurücknehmen"


    Formular MAGICFIT CRM AUFGABEN


    1 Auswahlleiste Filiale und Datum

    Datum kann mit den Buttons [Woche] und [Tag] um den jeweiligen Wert verändert werden


    2 Termin- und Aufgabenliste des ausgewählten Tages

    Zeigt alle Termine und Aufgaben des ausgewählten Tages an.

    Erledig: Wenn das Feld grün ist, wurde der Termin bereits erledigt, alle anderen Farben zeigen, dass der Termin noch offen ist

    Beginn: Wann beginnt der Termin

    min: Wie viel Zeit ist für diese Aufgabe vorgesehen

    Kunde: Name des Kunden

    Termin für: Hier wird der Mitarbeiter angeführt, für den die Aufgabe geplant ist

    Aufgabe: Was ist zu tun, Aufgabenart

    Terminaufnahme durch: Mitarbeiter der diesen Termin aufgenommen hat


    3 Termin- und Aufgaben - Eingabeformular

    Eingabe wir weiter unten beschrieben


    4 Mitarbeiter Dienstplan des ausgewählten Tages

    Eine Übersicht, der Mitarbeiter, die an diesem Tag eingeteilt sind, mit den Angaben: Filiale, Dienstzeit, Dauer in Stunden, Name des Mitarbeiters und Dauer in Minuten


    Termin- und Aufgabeneingabe

    Alle Tätigkeiten (To Do's), Aufgaben und Termine werden CRM eingegeben. Die Eingabe ist recht simpel aufgebaut.


    Beispiel:

    In diesem Beispiel geben wir ein Einschulungstraining ein. Der Kunde Max Mustermann möchte die zweite Trainingseinheit seines Trainingsplans (Mesozyklus) durchführen. Er hat gute Erfahrungen mit einer Trainerin gemacht und möchte die Trainingseinheit wieder mit dieser Mitarbeiterin durchführen. In diesem Beispiel heißt die Mitarbeiterin Selina.


    Wir haben also folgende Datenlage:

    Mitarbeiter - Bearbeitung/Aufnahme: Aktueller Mitarbeiter (In diesem Beispiel Ericka)

    Aktueller Kunde: Max Mustermann

    Mitarbeiter für den die Aufgabe geplant ist: Selina

    Art des Termins/Aufgabenart: Einschulungstraining


    Vorbereitente Tätigkeiten:

    Über Kontakte suchen (CRM-Suchleiste) wird der entsprechende Kunde gesucht

    Der Mitarbeiter, der die Aufgabe aufnimmt, wählt sich selbst im entsprechenden Feld (Aktuelle Mitarbeiter) aus

    Doppelklick auf das Feld "Home"

    Es öffnet sich das Formular MAGICFIT CRM AUFGABEN


    Nun muss über Auswahlleiste (1) ein Tag ausgewählt werden, an dem Max Mustermann Zeit und die Mitarbeiterin Selina Dienst (4) hat.

    Kontrolle ob an diesem Tag noch ausreichend Zeit-Kapazitäten innerhalb der Dienstzeit von Selina frei sind. Bitte nach folgenden Ablauf richten: Terminplanung und Terminorganisation


    Nun in der Eingabemaske folgende Eingaben durchführen - bitte Reihenfolge einhalten

    1. Aufgabenart auswählen

    2. Mitarbeiter - Bearbeitung/Aufnahme - wird in der Regel bereits richtig sein

    3. Aktueller Kunde - muss bereits richtig sein - sonst abrechen/nicht speichern

    4. Datum der Aufgabe eingeben - muss bereits richtig sein - sonst über Auswahlleiste (1) den richtigen Tag ausgewählt

    5. Uhrzeit der Aufgabe eingeben - über den Button [ändern]

    6. Mitarbeiter für den die Aufgabe geplant ist - über Liste auswählen

    7. Bemerkungen hinzufügen:

    Ist eine variable Eingabe - grundsätzlich wird da alles reingeschrieben, was für die Durchführung des Termins notwendig ist. Mindestens jedoch den Trainingszyklus und den Betreuungsgrad (Kunde erlernt schnell neue Bewegungen und ist motiviert, Kunde erlernt in mittlerer Geschwindigkeit, für Kunde sind alle Bewegungen eine Herausforderung) In diesem Beispiel schreiben wir "1"-"EIN2" für 2. Einschulungstraining und "Kunde erlernt schnell neue Bewegungen und ist motiviert". Ihr könnt das auch abkürzen.


    Alle Angaben nochmals kontrollieren und den Button [Aufgabe speichern und Eingabe schließen] drücken.


    Termin- Aufgabenübersicht öffnen

    Mit den Button [ÜBERSICHT AUFGABEN], befindet sich im oberen Drittel - Dashboard CRM öffnet sich das bereits erklärte Formular "MAGICFIT CRM AUFGABEN", nur ohne Eingabemöglichkeit.

    Über Auswahlliste (1) Datum einstellen, Termin- und Aufgabenliste des ausgewählten Tages (2) und Mitarbeiter Dienstplan des ausgewählten Tages (4) werden angezeigt

    In der Auswahlliste sollte nun der im Beispiel aufgenommene Termin eingetragen sein:



    Termin - Aufgabe "bestätigen"

    Wenn der der Termin, die Aufgabe erledigt wurde, bitte wie vorhin beschrieben - Termin- Aufgabenübersicht öffnen. Tag auswählen, Termin in der Termin- und Aufgabenliste des ausgewählten Tages (2) suchen und mit Doppelklick auf Beginn das Formular "MAGICFIT CRM AUFGABEN BESTÄTIGUNG" öffnen:


    In den meisten Fällen wird der Mitarbeiter, für den die Aufgabe geplant ist auch der Mitarbeiter sein, der diesen Termin auch endgültig umsetzt. Durch Krankstand oder andere Umstände, kann es aber sein, dass ein anderer Mitarbeiter übernehmen muss. Deshalb wird in einem letzten Schritt, im Feld Mitarbeiter - endgültige Umsetzung, der Mitarbeiter ausgewählt, der den Termin umgesetzt hat. Die Auswahl beschränkt sich auf die lt. Ablauf Mitarbeiter CheckIn/CheckOut aktuellen Mitarbeiter. Den Termin also immer unmittelbar nach Durchführung bestätigen.

    Mit dem Button [Aufgabe als erledigt buchen/Markieren] wird der Termin bestätigt.


    Termin- Aufgabe "stornieren"

    Kommt der Kunde nicht, oder treten andere Umstände ein, welche die Durchführung des Termins verunmöglichen, wird der Termin storniert. Termin wie oben beschrieben suchen und den Button [STORNO Aufgabe wurde verschoben - nicht durchgeführt] drücken.


    Termin- Aufgabe "Änderungen zurücknehmen"

    Sollte bei der Terminbestätigung oder Stornierung etwas schief gehen, hat man die Möglichkeit über den Button [Abbrechen - Nicht speichern], alle vorher gemachten Änderungen rückgängig zu machen. Termin wie oben beschrieben suchen und den Button [Abbrechen - Nicht speichern] drücken.

    Version
    V2.00
    Autor
    Wolfgang Maurer

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Comments 1

  • Mir ist aufgefallen das die Termine nur lokal auf jedem Computer gespeichert werden. Also wenn ich am Verwaltungs-PC einen Termin eingebe weil ein anderer Mitarbeiter gerade ein Abo am Gastro-PC macht, dann sind das zwei unterschiedliche Listen. Kann man das irgendwie umgehen?