Vertragskasse - Administrationsebene

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Das Formular K&V Verwaltung öffnen
In das Gelb markierte Fläche/Feld das Admin Password eingeben - nach der Bestätigung durch die Enter Taste wird die Bearbeitungseben freigegeben

Es öffnet sich die Bearbeitungsebene Verträge Head

Es öffnet sich die Bearbeitungsebene Vertragsdetails

Bearbeitungsmöglichkeiten Verträge Head
Im Bereich Verträge Head gibt es folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

Aktualisieren: Aktualisiert sämtliche Formularansichtsdaten neu
Stundung eingeben: Selbsterklärend (Ablauf Stundungseingebe)
Verlängerung kündigen: Mit der Taste Verlängerung kündigen, wird das Angebot am Vertragsende mit der Kündigungsart "Vertragsverlängerung" gekündigt. Bitte die Verlängerung nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kündigen und nicht vergessen ein qualifiziertes Kündigungsgespräch mit Hilfe der Kündigungsbefragung zu führen.
Kündigung zurück: Die Kündigung der Vertragsverlängerung kann zurückgenommen werden.

Vertrag mit allen Details löschen
Gibt dem Betriebsleiter die Möglichkeit in einem Zeitraum von 58 Tagen ab Vertragsbeginn den Vertrag und alle Vertragsdetails zu löschen. Die Begrenzung von 58 Tagen ist notwendig, da sichergestellt werden muss, dass sich noch kein Vertragsdetail in der Sollbesteuerung befindet. Natürlich darf der Vertrag noch keinen Umsatz haben.
In welchen Fällen wird diese Funktion eingesetzt?

Gutscheine und Mitarbeiter ABOs
Neu mit Update 4.2.02. Gutscheine und Mitarbeiter ABOs können mit der Funktion Vertrag mit allen Details löschen, jederzeit gelöscht werden. Alle Beschränkungen sind aufgehoben. Beide ABO Arten haben zwar einen statistischen Wert, sollten aber immer auf den tatsächlichen Nutzungszeitraum angepasst werden. Wenn sich etwas an der Nutzungsdauer eines Gratis ABOs ändert - wird das alte ABO gelöscht und über die Angebotseingabe der richtige Nutzungszeitraum neu definiert.


Beispiele:
Ein Mitarbeiter kündigt
das aktuelle Mitarbeiter ABO wird gelöscht (der Mitarbeiter verliert sofort sein beitragsfreies Nutzungsrecht) und die Verlängerung eines eventuellen Vor- ABOs wird gekündigt.

Stundung wird auf Gutschrift übertragen
Ein Kunde kann seine Stundung nicht direkt nach Vertragsende einlösen (Schwangerschaft, Bundesheer). Die Stundung wird auf eine Gutschrift übertragen und auf einen bestimmten Nutzungszeitraum eingegeben. Der Kunde kann aber weil sich nach der Schwangerschaft Komplikationen ergeben oder die Präsensdienstzeit verlängert sich (Auslandeinsatz, Freiwillige Übung), die Gutschrift, nicht zum gedachten/vereinbarten Zeitpunkt einlösen. Kein Problem Gutschrift löschen und über die Angebotseingabe den neuen Nutzungszeitraum definieren.

Stundungszeiträume oder Gutschriften auf Dritte übertragen
Ein Kunde hat durch Stundungen oder sonstige Vergütungen (Kunden werben Kunden) eine Gutschrift erhalten. Er möchte die Gutschrift nun aber lieber auf eine Dritte Person übertragen. Grundsätzlich muss diese Aktion immer durch den Betreiber freigegeben werden.
1. Der Zeitraum der Vergütung muss festgestellt werden.
2. Wenn es sich bei der Vergütung um eine Stundung handelt muss der Stundungszeitraum gelöscht werden.
3. Den Vergütungszeitraum auf eine Dritte Person über die Angebotseingabe definieren.

Falsche Vertragsdaten
Der Vertrag wurde irrtümlich übernommen oder hat nach der Übernahme in die Vertragsebene solch gravierende Mängel, das ein neues Angebot eingegeben werden muss.

Gesetzliches Rücktrittsrecht
Der Kunde macht von seinen gesetzlichen Rücktrittsrecht gebrauch, 14 Tage ab Vertragsbeginn und noch keinen Leistungsanspruch (also kein Training, Kurs, Sauna usw. und keine Dienstleistungen wie BIOWIG, Einschulungstraining usw.)

Rabattierung nachträglich ermöglichen
Beispiel: Ein Kunde schließt einen Vertrag ab und erfährt erst nachdem der Vertrag bereits unterschrieben wurde, dass er Anspruch auf einen Rabatt hätte.

Es wurde noch keine Steuer abgeführt/fällig und es ist noch keine Zahlung eingegangen
Wenn noch keine Steuer abgeführt oder fällig wurde und im Monat 0 oder im Folgemonat und noch keine Zahlung eingegangen ist, wird mit dem Kunden ein neuer Vertrag abgeschlossen. Neues Angebot eingeben und den Kunden unterschreiben lassen. Die Vertragsdaten werden bis auf den reklamierten Rabatt, exakt auf den bereits bestehenden Vertrag angepasst. In der Vertragsprüfung 2 wird nun der alte Vertrag gelöscht und der neue aktiviert. Das Fälligkeitsdatum der ersten Detaildatensätze muss eventuell angepasst werden.

Bearbeitungsmöglichkeiten im Bereich Vertragsdetails

Beispiel: Der IBAN eines Kunden wurde falsch eingegeben und die Lastschrift wird deshalb bei der Übernahme ins ELBA abgelehnt. Wird der Fehler rasch gefunden, kann die Lastschrift des Kunden im aktuellen Monat auf die Nachbuchungsliste gesetzt werden. In diesem Fall wird diese Lastschrift manuell, im aktuellen Monat nachgebucht.
Bedingungen: Das Vertragsdetail ist eine Lastschrift, hat bereits einen Umsatz verbucht und wird im aktuellen Monat bearbeitet.

Beispiel: Der IBAN eines Kunden wurde falsch eingegeben und die Lastschrift wird deshalb bei der Übernahme ins ELBA abgelehnt. Der Fehler kann nicht sofort korrigiert werden (Kunde nicht erreichbar usw.), kann die Lastschrift des Kunden, im Folgemonat über die üblichen Abbucher nachgebucht werden. Da diese IBAN Probleme meistens am Beginn des Leistungszeitraumes stehen, kann es sein, dass dem Kunden der Monat 0 und die Monate 1 & 2 mittels einer Abbuchung belastet werden.
Bedingungen: Das Vertragsdetail ist eine Lastschrift, hat bereits einen Umsatz verbucht und wird im aktuellen Monat bearbeitet.

Wir haben uns bei der Unterzeichnung des Angebots auch die Berechtigung gesichert, offen Zahlungen vom Konto des Kunden abzubuchen. Also egal ob der Kunde nun den Beitrag zurück buchen lässt, das Konto nicht gedeckt ist, der Kunde eine falsche Kontonummer angegeben hat oder sonstige Gründe (ohne Angabe) zur Rückbuchung führen, diese Funktion nimmt den Erlös/Umsatz zurück und bucht pro Rückbuchung "Bank - Rückbuchungsspesen" für den Monat des betroffenen Vertragsdetails. Bezugs- und Fälligkeitsdatum der Rückbuchungsspesen werden auf das aktuelle Monat gesetzt. Bei den Rückbuchspesen und dem betroffenen Vertragsdetail wird falls noch kein Datum im Rechnungsfeld ist dieses Rechnungsfeld mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum aktiviert.

Diese Aktion kann jederzeit ohne zeitliche Beschränkung durchgeführt werden, da die Banken mit dieser Rückbuchoption sehr großzügig umgehen.
Bedingungen: Das Vertragsdetail ist eine Lastschrift, hat bereits einen Umsatz verbucht.

ABO kündigen und eine Teilabrechnung des letzten Monats durchführen

Diese Funktion ersetzt die früheren Löschfunktionen, die durch die Umstellung von der Ist- zur Sollbesteuerung nicht mehr eingesetzt werden können. ABOs mit den Bindungsarten Variabel und Probe können nun bereits in der Angebotsebene "Tag genau" auf die Kundenwünsche angepasst werden. In der Betriebsleiterebene sind auch alle anderen Bindungsarten für diese Kündigungsart eingesetzt werden.

Wichtig ist es auch zu wissen, dass wenn ein Standard ABO (Fix & Flexi) mit fixer Laufzeit, vor dem regulären Ende, aus welchen Gründen auch immer, gekündigt wird, verfällt das Stundungsrecht. Bis dahin eingebrachte Stundungen werden nicht mehr berücksichtigt.

In der Betriebsleiterebene sind alle Mindestlaufzeiten aufgehoben. Die Bedingungen für das kündigen/anpassen Dazu wird das Vertragsdetail ausgewählt, in dem der Kunde das Ende seiner Mitgliedschaft wünscht. Bei der Bindungsart "Probe" kann ab RH (Monat, Reihung und Monatszähler) 1 (Mindestlaufzeit) und bei der Bindungsart "Variabel" ab RH 4 (Mindestlaufzeit) ein Detaildatensatz ausgewählt werden. In unserem Beispiel möchte der Kunde am 19. Februar 2018 sein ABO kündigen.

Ablauf: Im gelb gegenzeichneten Bereich wird nun Tag des Datums eingegeben ab wann der Kunde sein ABO kündigen möchte. In meinem Beispiel habe ich die Detailbuchung 201802 ausgewählt und durch die Eingabe 19 (weiter mit ok) wird nun das Kündigungsdatum per 19. Februar 2018 bestätigt und die Angebotsdaten aktualisiert.

Das tatsächliche Vertragsende und das Kündigung ab Datum wird auf 19.02.2018 festsetzt, die Laufzeit wird auf 4 Monate (oder auf die entsprechenden Monate) angepasst und als Kündigungsart wir "Variabel" fixiert.

Der letzte Monat wird wie Monat 0 zur "Tag genauen" Teilabrechnung.

Alle Detailbuchungen aus den Folgemonaten 201803 bis 201806 wurden gelöscht. Damit haben wir nun auch technisch die Möglichkeit den Leistungszeitraum auf die exakten Wünsche des Kunden anzupassen.

Bedingungen: Nur für Vertragsdetails deren Fälligkeit noch nicht der Sollbesteuerung unterliegen und keinen Umsatz haben

Kündigung am Monatsende - neue Eingabemöglichkeit
Wie bei der Angebotseingabe hat man auf der Admin - Ebene nun die Möglichkeit durch anklicken des Folgemonats der Kündigung - in den Vertragsdetails, mit Monatsletzten des Vormonats zu kündigen ohne eine Detailabrechnung des letzten Monats einzuleiten.
Beispiel: Training variabel - Vertragsbeginn 24.10. - möchte das variable Abo mit Ende März kündigen - wähle als Kündigungsdatum daher 31.03.18 - so wird der letzte Monat März mit höherem Monatsbeitrag berechnet als laut Tarifliste - wähle ich den 30.03.18 so wird der volle Beitrag lt. Tarifliste berechnet. Soll daher immer der 30. als Monatsletzter gewählt werden?
Lösung: Ich kann den 30then des laufenden Monats oder im Februar den 28then des laufenden Monats als Tag der Kündigung eingeben. Das passt für alle Monate mit 30 und 28 Tagen. Bei Monaten mit 31 Tagen ist dann allerdings der Vertrag einen Tag früher beendet. Gebe ich 31 als Tag der Kündigung ein - wird ein Tag mehr verrechnet. Kann für Ärger sorgen.
Neu! mit Update Darum gibt es folgende Möglichkeit: Ich klicke bei obigen Beispiel den Monat April an und gebe als Tag der Kündigung den Wert 1 ein. Nun wird das tatsächliche Vertragsende (VEnde2) und das Kündigungsdatum (Kündigung ab) auf 31. März gestellt und alle Angebotsdetails ab März gelöscht. Das Angebotsdetail März bleibt unbeeinflusst.

Fälligkeitsdatum ändern

Beispiel: Ein langjähriger Kunde kommt und gibt uns bekannt, dass er auf Grund einer kurzfristigen Arbeitslosigkeit - Geldsorgen hat. Er möchte gerne einen Zahlungstopp machen aber sein Training weiter durchführen. In diesem Fall können wir alle Vertragsdetails, die noch keiner Sollbesteuerung unterliegen - über die Funktion [Neues Fälligkeitsdatum] mit einem späteren Fälligkeitsdatum/Zahlungsziel speichern. Wir gehen sozusagen in Vorleistung - da sollte der Kunde schon "vertrauenswürdig" sein.

Neu mit Update 4.2.02 Beispiel: Wenn der Vertragsbeginn des Monats 0 im Zeitraum 1ther bis Durchführungszeitraum der Abbucher (4ther bis 8ther des laufenden Monats) liegt, soll/kann das Fälligkeitsdatum des Monats 0 auch auf den aktuelle Monat angepasst - also rückdatiert werden. Vorteil - wir haben den Beitrag im Monat des Nutzungszeitraumes und der Kunde hat keine Doppelbelastung im Folgemonat - was die Rückbuchungsquote senkt.

Anwendung/Ablauf: Vertragsdetail auswählen, Ins gelb markierte Feld das neue Fälligkeitsdatum (im Format jjjjmm einfügen) - Schaltfläche [Neues Fälligkeitsdatum] drücken
Bedingungen: Nur für Vertragsdetails deren Fälligkeit noch nicht der Sollbesteuerung unterliegen und keinen Umsatz haben

Beitrag eines bestimmten Monats splitten

Beispiel
Ein Kunde zahlt an der Rezeption seinen monatlichen Beitrag. Der Mitarbeiter und der Kunde sind sich sicher das der monatliche Beitrag € 65,- kostet.
In Wirklichkeit kostet der Beitrag jedoch € 72,-
Der Mitarbeiter macht den Fehler und sieht nicht nach wie hoch der tatsächliche Beitrag ist und kassiert die € 65,-
Nun haben wir das Problem, dass die Forderung in den Vertragsdetails € 72,- ist, die Schaltfläche/Funktion [Als Erlös buchen] würde einen Fehler im Vertragskassenbuch in der Höhe von € 7,- verursachen. Das darf auf keinem Fall so gebucht werden!

Abaluf
Um diesen Fehler auszuschließen sind folgende Schritte zu erledigen:

Vertragsdetail auswählen, in das gelb markiertes Eingabefeld werden die € 65,- (aus dem vorhergehenden Beispiel) eingegeben und Splitt durchführen drücken.

Vertragsdetail auswählen

Betrag eingeben und Splitt durchführen

Das bestehende Vertragsdetail wird auf die € 65,- angepasst

Ein neues Vertragsdetail mit dem Restbetrag von € 7,- wird angefügt

Nun kann das angepasste Vertragsdetail mit den € 65,- als Erlös gebucht werden. Das Vertragsdetail mit den € 7,-,- bleibt offen (muss nachgefordert werden).

Bedingungen
Der Splitt, darf nicht höher als die Forderung sein. Der aktuelle Datensatz darf nicht als Erlös/Umsatz verbucht sein.

Spesen für Mahnstufen buchen

Richtet sich nach dieser Schulungsunterlage: Vertragskasse - Mahnwesen und Inkasso
Neben dem automatisierten Mahnwesen - gibt es auch die Möglichkeit, sie Spesen der 1. Mahnung (MST02) und 2. Mahnung (MST03) manuell zu buchen. Prinzipiell wird das alles automatisch gebucht, bei besonders arbeitsintensiven Kunden kann aber diese Gebühr manuell auf x-beliebig viele Vertragsdetails erweitert werden.

Ablauf: Vertragsdetail auswählen - Schaltfläche drücken
Bedingungen: Vertragsdetail darf keinen Umsatz haben

Bei vorzeitiger Kündigung - Stornogebühren buchen

Wenn ein Kunde seinen Vertrag innerhalb der Vertragszeit kündigen möchte und es liegen Gründe vor, die das Ganze nachvollziehbar machen - kann der Vertrag über die Funktion "ABO kündigen und eine Teilabrechnung des letzten Monats durchführen" ausnahmsweise vorzeitig gekündigt werden. In diesem Fall wird eine Stornogebühr und eine variable Aufzahlung auf die geringere Laufzeit (Variabel/Probe) verrechnet.

Ablauf: Aufzahlungsbetrag in das [Feld Beitrag des Monats- Splitts eingeben] eingeben und Schaltfläche drücken

Es werden zwei neue Vertragsdetails erstellt:
Stornogebühr € 30,-
Variable Aufzahlung Storno Bindungsart € ##,-

Umsatz buchen

Ablauf: Vertragsdetail auswählen und entsprechende Schaltfläche drücken
Bedingung:

Als Storno werden uneinbringliche Vertragsdetails, die bereits Sollbesteuert sind verbucht.

Schaltfläche/Funktion: Erlös zurücknehmen

Diese Funktion korrigiert falsche Erlös Buchungen, indem sie den Erlös zurücknimmt. Die Funktion kommt dann zum Einsatz, wenn ausgehend vom vorhergehenden Beispiel irrtümlich die Funktion/Schaltfläche [Als Erlös buchen] gedrückt wurde. Diese Funktion kann nur bei bereits als Erlös gebuchten Datensätzen durchgeführt werden.

Ablauf: Vertragsdetail auswählen- Schaltfläche drücken
Bedingung: Vertragsdetail darf noch keinen Umsatz haben

Zahlungsnachlässe - Zahlungserleichterungen

Beispiel: Ein reumütiger Kunde mit entsprechenden Zahlungsrückständen kommt früh genug auf uns zu um seine Rückstände auszugleichen. Er erklärt plausibel - wie es zu diesen Rückständen gekommen ist. Es liegt nun am Betriebsleiter ob er auf Nachfrage mit Zahlungserleichterungen entgegenkommt. Spesen und Gebühren die noch nicht der Sollbesteuerung unterliegen können wieder gelöscht werden. Alternativ kann über die Stornobuchung gearbeitet werden

Ablauf: Vertragsdetail auswählen- Schaltfläche drücken
Bedingungen: Nur für Vertragsdetails deren Fälligkeit noch nicht der Sollbesteuerung unterliegen und keinen Umsatz haben

Vertragsdetails ins Inkasso übertragen

Wird in diesem Ablauf erklärt geregelt: Vertragskasse - Mahnwesen und Inkasso

NEU Kontostand Gebühren, Beiträge und Rückbuchspesen

Ende